Skanowanie dokumentów to prosty sposób, by nadać im formę cyfrową. Nie wszyscy jednak mają świadomość, że taka czynność wiąże się ze zwiększonym ryzykiem wycieku danych. Dlatego skany wymagają szczególnego zabezpieczenia. Sprawdź, co zrobić, aby chronić się przed nieautoryzowanym dostępem.
Skanuj tylko potrzebne dokumenty
Gdy potrzebujemy wykonać skan dokumentów, często do urządzenia trafiają również te, które nie są wymagane. Rzeczywiście, łatwiej zeskanować cały plik, niż poszczególne strony, ale z drugiej strony takie działanie stanowi zaniechanie kwestii bezpieczeństwa. W ochronie danych stosujemy zasadę minimalizmu, a więc nie przetwarzamy ich, gdy nie jest to konieczne. Podobnie wygląda kwestia wystawiania dokumentacji (sprawdź, kiedy nie trzeba wystawiać RP-7).
Ponadto skanowanie potrzebnych nam dokumentów pozwala ograniczyć ilość tych, które będziemy musieli zabezpieczyć.
Korzystaj z zaufanej sieci
Archiwizacja dokumentów w nowoczesnych skanerach ma miejsce bezpośrednio po przeprowadzeniu skanowania. Trzeba jednak pamiętać, że nie tylko mamy do niej dostęp. Uzyskują ją również osoby, które w nieprawidłowy sposób korzystają z tej samej sieci, do której podpięte jest urządzenie. Dlatego unikaj korzystania z przypadkowych sieci. Wybierz własną, zabezpieczoną hasłem. Taka prosta zmiana pozwala odpowiedzialnie podejść do zadania, jakim jest archiwizacja danych. Warszawa to miasto, w którym działa wielu cyberprzestępców, zatem, jeśli i Ty masz siedzibę w tym mieście, zwróć uwagę na lepsze zabezpieczenia.
Na bieżąco usuwaj dane z komputera
Skanowanie bieżących dokumentów najczęściej ma na celu przekazanie ich dalej – do urzędu, innemu pracownikowi czy do banku. Pamiętaj, aby po zakończonym zadaniu usunąć dane z komputera i skrzynki mailowej. Większość z nas tego nie robi, a to właśnie jedna z podstawowych zasad bezpieczeństwa.
Przechodzisz na wersję cyfrową akt, pozbywając się archiwum stacjonarnego? W takim razie najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie będzie profesjonalne skanowanie dokumentacji. Warszawa posiada szeroką bazę firm, które na co dzień zajmują się dokumentami, ich archiwizowaniem, skanowaniem czy niszczeniem. Wsparcie specjalistów jest nieodzowne, jeśli nie radzisz sobie z ilością danych firmowych, które wymagają ochrony. Nawet przy tak prostej czynności, jak skanowanie, może dojść do ich wycieku, co naraża Cię na konsekwencje prawne. Ważne, aby Twoi pracownicy również mieli świadomość zagrożenia, dlatego na bieżąco przeprowadzaj szkolenia z zakresu bezpiecznego przetwarzania danych.
